Capita molto spesso di sentir parlare di “budget“, la cui traduzione letterale riporta: “bilancio previsionale” o “bilancio preventivo“. Tuttavia, il significato dell’espressione “controllo a budget” o più semplicemente, “budget“, nell’accezione anglosassone implica anche il concetto di “control“, ovvero guida e conduzione verso obiettivi prestabiliti.
Il budget è infatti, uno degli strumenti principali per la pianificazione ed il controllo di gestione e consente di:
- definire gli obiettivi di breve termine, le operazioni da compiere ed il fabbisogno di risorse;
- quotare gli obiettivi e le risorse in termini di costi, ricavi e risultati;
- verificare l’efficacia e l’efficienza della gestione aziendale attraverso l’analisi degli scostamenti.
Esiste una differenza tra Budget e controllo di gestione?
Nell’ambito di uno stile direzionale orientato all’effettiva valutazione delle performance aziendali appare evidente come il processo di pianificazione e controllo debba necessariamente svilupparsi in maniera ciclica, ed il budget rappresenta sia la fase terminale (in riferimento all’esercizio) sia la fase successiva, supportando la programmazione del nuovo ciclo annuale.
Può esistere anche in assenza di pianificazione?
La domanda è certamente pertinente per le aziende di piccole e medie dimensioni (PMI) dove la cultura, la disponibilità di risorse e lo stile di management rendono per lo meno dubbia la possibilità di svolgere in modo compiuto l’attività pianificatoria.
In questo caso, occorre chiedersi: in cosa consiste la pianificazione operativa?
E’ innegabile riconoscere che anche se in modo poco formalizzato e senza seguire un processo sistematico, tutte le imprese tendono ad impiegare determinati sforzi per prevedere situazioni, minacce ed opportunità nell’ambiente esterno ed a valutare quali potranno essere le conseguenze sull’azienda, quali misure siano da prendere per limitare i rischi e profittare nel miglior modo possibile gli eventi favorevoli.
Pertanto, volendo schematizzare il processo secondo il quale si passa da obiettivi e strategie alla pianificazione operativa e da questa al budget potremmo concludere:
Il “Feed-back” rappresenta il meccanismo attraverso il quale i risultati emergenti dal controllo a consuntivo vengono portati a conoscenza dei responsabili a tutti i livelli della gerarchia aziendale. Tale sistema è detto di “reporting” ed è caratterizzato sia da informazioni “spot“ che da elaborazioni strutturate. Gli aspetti rilevanti del reporting derivano da:
- i contenuti – possono consistere in dati importanti per le decisioni oppure in dati relativi ad aree particolarmente critiche;
- l’articolazione – le informazioni possono essere specificatamente indirizzate ad alcuni soggetti oppure a tutto il team aziendale;
- la forma – si stabilisce il grado di comprensibilità e la funzione stimolante dell’informazione;
- la periodicità – si determina la frequenza ottimale con cui devono essere recapitati i dati;
- la tempestività – si valuta il grado di esattezza dell’informazione in base a quando si è manifestato l’evento.
Sintetizzando quindi, il budget è:
Il Programma di gestione aziendale, tradotto in termine economico-finanziari, che guida e responsabilizza i manager verso gli obiettivi di breve periodo definiti nell’ambito di un piano strategico o di lungo periodo.
Come si costruisce il Budget?
Nell’ottica di rappresentare al meglio la complessa realtà aziendale il budget si compone di più programmi parziali relativi a vari centri di responsabilità, definiti “budget settoriali“, ognuno dei quali si occupa di esplicitare gli obiettivi e i fabbisogni di quella particolare unità organizzativa in linea con gli orientamenti generali. Tra i principali, troviamo:
In ultimo, i dati inseriti nei vari programmi vengono sintetizzati nel Budget generale d’impresa che contiene un conto economico previsionale e una situazione patrimoniale preventiva.
Per concludere
il budget può rappresentare uno strumento molto utile per simulare le condizioni economico-finanziarie dell’impresa; permette di guidare, responsabilizzare e motivare il management, favorisce il coordinamento tra le varie aree aziendali e consente l’analisi delle performance della propria attività.
Il vostro consulente può aiutarvi nell’implementare la pianificazione ed il controllo di gestione in azienda e migliorarne la redditività.