Quando si parla di pianificazione e controllo di gestione, molti imprenditori tendono a dire: “ho il polso della situazione“. Il più delle volte questa convinzione è basata sull’andamento del fatturato, dei costi, del magazzino, della liquidità, etc. e sulla loro “percezione” di come sta andando l’azienda.
Se è vero che la capacità imprenditoriale è una dote personale, che non tutti hanno, è anche vero che per migliorare la salute e la redditività di un’impresa esistono strumenti specifici, in grado di testare e monitorare la situazione in tempo reale.
Facciamo un esempio:
Ipotizziamo il proprietario di una casa in montagna che acquisti un termometro dotato di sensore per la misurazione della temperatura esterna. In condizioni climatiche particolarmente rigide, come in certi periodi dell’inverno, la temperatura esterna scende al di sotto dello 0°. Se il padrone di casa non si rendesse conto tempestivamente di ciò che sta per accadere, e non vi ponesse rimedio, rischierebbe di svegliarsi la mattina seguente con i tubi dell’acqua ghiacciati.
Non basta che il proprietario sappia che in certi periodi “fa freddo” ma deve sapere anche “quanto freddo fa” e soprattutto deve prevedere soluzioni appropriate per non rischiare brutte sorprese. In un certo senso nell’impresa avviene la stessa cosa.
Perché è importante la pianificazione ed il controllo di gestione?
Perché un’organizzazione che voglia durare nel tempo, deve necessariamente definire delle strategie di lungo periodo, e verificare costantemente l’efficienza e l’efficacia della propria gestione.
L’efficienza è l’attitudine dell’azienda ad ottimizzare la quantità di risorse utilizzate a parità di output prodotto (che sia un bene o un servizio), in altre parole nel ridurre i costi;
L’efficacia è la capacità dell’impresa a raggiungere gli obiettivi che si è prefissata, migliorando la qualità dei suoi risultati (maggior quantità/qualità della produzione; livello del servizio al cliente, etc.).
Che cos’è il controllo di gestione?
E’ un insieme di di principi, regole e strumenti messi a disposizione della direzione aziendale per consentirle di prendere decisioni adeguate in rapporto agli obiettivi da raggiungere.
Il sistema di controllo si articola in:
- una componente di “struttura“;
- una componente di “processo“;
La componente di struttura racchiude sia la divisione dell’azienda in sub-sistemi che formano oggetto del monitoraggio (ad esempio le funzioni di produzione, vendite, marketing, etc.); sia l’insieme dei metodi di misurazione contabile ed extra-contabile utilizzati per valutare le performance delle stesse.
La componente di processo riguarda l’attività manageriale nelle varie fasi del controllo (ovvero ciò che fanno i manager, come lo fanno, con quale “stile direttivo” gestiscono i collaboratori, etc.).
Da dove iniziare
Per prima cosa l’azienda deve interrogarsi su quali sono i suoi obiettivi di lungo periodo e stabilire una pianificazione strategica delle sue attività.
La durata del piano (Business Plan) è variabile e non può essere definita necessariamente in periodi standard: dipende dalle caratteristiche aziendali, dall’estensione dei piani d’azione e dei progetti (mediamente si considera un orizzonte temporale di 3-4 anni).
Viene stabilito il “volto” che l’impresa dovrà assumere attraverso decisioni di contenuto rilevante e ampiezza temporale estesa.
Con il termine “programmazione” invece, ci si riferisce convenzionalmente a scelte di breve periodo, tipicamente annuali. Lo strumento per eccellenza per la valutazione dell’andamento della gestione è il “Budget“.
Cosa bisogna controllare?
Analizzare l’ impresa nella sua interezza è molto difficile se non impossibile, soprattutto nelle aziende di grandi dimensioni. L’identificazione dei sub-sistemi di cui è composta sono necessari al fine di:
- Ridurre la complessità;
- Risalire alle vere cause dei risultati aziendali e alle “leve” per influenzarli;
- Individuare i soggetti a cui compete la responsabilità della gestione.
Il Bilancio d’esercizio ad esempio, offre la possibilità di apprezzare i risultati economici e finanziari dell’azienda nel suo insieme; mentre la contabilità analitica evidenzia i costi e i margini dei singoli prodotti.
I principali modi per disaggregare l’impresa sono in base a:
- l’operatività della gestione;
- i prodotti (famiglie, classi di business);
- i clienti;
- le zone geografiche servite;
- i canali distributivi;
- i progetti o le commesse;
- le aree funzionali;
- i processi aziendali.
In conclusione
La pianificazione e il controllo di gestione sono attività indispensabili per monitorare lo status dell’impresa e prendere decisioni adeguate sul proprio business. Non solo, in seguito all’introduzione del Codice della Crisi d’impresa, oggi è lo stesso Art. 2086 del Codice Civile a prescrivere all’imprenditore di “adottare misure idonee a rilevare tempestivamente lo stato di crisi e assumere senza indugio le iniziative necessarie a farvi fronte“.
Nelle prossime pubblicazioni analizzeremo con maggior dettaglio quali sono gli strumenti principali della programmazione aziendale e come il vostro consulente può aiutarvi ad utilizzarli.